Processus de consultation

ÉTAPE 1 – RÉCEPTION D’UNE DEMANDE ET ÉVALUATION PRÉALABLE

Accusé de réception. On envoie une lettre pour accuser réception de la lettre de consultation reçue, et pour décrire quelle sera la procédure de consultation du SMM.

Tenue d’un examen préalable à l’évaluation. Cet examen est une exploration rapide de la consultation pour établir si elle est pertinente aux Mi’gmaq, et si la demande de consultation contient toute l’information et les ressources voulues pour réaliser une évaluation correcte du projet. Cette étape permet donc de décider si les consultations sont utiles et prêtes à commencer.

Envoi d’une lettre préalable à l’évaluation. À cette étape, la lettre de demande de consultation est envoyée à un spécialiste ou un expert pour qu’il examine la lettre ou demande et signale s’il détecte un problème, ou s’il note des faiblesses auxquelles le promoteur (agence ayant envoyé la lettre) doit remédier, ou encore s’il estime que la lettre est suffisante.

ÉTAPE 2 - ANALYSE DE LA DEMANDE

Mener une analyse et rédiger une ébauche de note sur la carte (au besoin). À l’achèvement de leur analyse de la demande de consultation, les spécialistes/ experts téléchargent deux documents principaux : (1) Un « rapport d’analyse » récapitulatif; (2) une « note d’information ». Le biologiste ou spécialiste des répercussions peut aussi demander que le spécialiste de la cartographie et de la planification prépare une note sur la carte, à titre de contexte pour l’analyse ou les notes d’information.

Note d’information au chef et aux conseillers – Résultats de l’analyse. La note d’information comprend un modèle de lettre d’accompagnement indiquant le nom de la consultation, le domaine d’activité général, les problèmes notés et le délai fixé pour obtenir les observations des chefs.

ÉTAPED 3 - LA DÉCISION

Décision du chef et des conseillers. Cette étape est déclenchée dans les cas où le directeur de programme fait un suivi auprès des chefs. Les chefs peuvent exiger des précisions supplémentaires, un délai supplémentaire, des réunions communautaires, une rencontre avec le promoteur, etc., avant qu’une décision soit prise.

Lettre de réponse envoyée au promoteur. En fonction des observations des dirigeants, le directeur de programme rédige une lettre de réponse au promoteur qui indique (selon le cas) qu’aucun problème n’a été noté, qu’il y a un problème, ou que la demande a été refusée.

ÉTAPE 4 - SUIVI ET SURVEILLANCE

Lettre de suivi au promoteur. Si la réponse à la demande est favorable, on envoie au promoteur un accusé de réception le remerciant et indiquant que les Mi’gmaq se réservent le droit d’inspecter les lieux et de les surveiller, et demandant aussi un échange d’information permanent sur la question. Si la réponse à la demande est défavorable, on envoie un accusé de réception faisant état de nos préoccupations et demandant la tenue d’une rencontre avec le promoteur.

Question ou problème réglé, ou procédure de règlement des différends engagée. Si les rencontres avec le promoteur ne règlent pas les problèmes ou préoccupations, le projet passe au règlement des différends (médiation, action en justice, action directe, etc.).

Clore le projet. Un dossier est considéré comme clos si les problèmes et préoccupations sont atténués (abordés), s’il est décidé qu’ils ne valent plus la peine de recourir au règlement des différends, ou si aucune autre mesure ou surveillance n’est nécessaire. Tous les documents archivés sont déposés dans les bureaux du programme de consultation, afin de faciliter l’accès à ces documents s’ils se révèlent à nouveau nécessaires.